Domingo 16 Diciembre 2018
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Los ficheros de los Colegios Profesionales

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Los Colegios Profesionales son Corporaciones de derecho público, amparadas por la Ley y reconocidas por el Estado, con personalidad jurídica propia y plena capacidad para el cumplimiento de sus fines. Se rigen por la Ley 2/1974, de 13 de febrero, sobre Colegios Profesionales, por sus Estatutos Particulares, Reglamentos de Régimen Interior y demás disposiciones estatales o autonómicas.

Son fines esenciales de estas Corporaciones la ordenación del ejercicio de las profesiones, la representación exclusiva de las mismas y la defensa de los intereses profesionales de los colegiados así como ejercer cuantas funciones le sean encomendadas por la Administración.

Junto al ejercicio de estas potestades públicas sometidas al derecho administrativo, realizan otras actividades íntegramente sometidas al derecho privado.

TIPOS DE FICHEROS DE LOS COLEGIOS PROFESIONALES

Para el ejercicio de su actividad tienen necesidad de mantener datos personales, por lo que dependiendo de la actividad que desarrollen, administrativa o privada, tendrán ficheros de dos naturalezas, públicos o privados.

A los efectos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de carácter personal (LOPD), se podrán considerar ficheros de titularidad pública los ficheros propios de los Colegios Profesionales, que contengan los datos de carácter personal correspondientes al ejercicio de las funciones públicas de ordenación y control de la actividad profesional que dichas entidades tienen asignadas legal o estatutariamente o que les sean encomendadas por las Administraciones Públicas competentes.

Es recomendable que se haga una clara distinción entre aquellos ficheros cuya única finalidad es la de llevar a cabo la gestión interna del colegio, que no implica el ejercicio de potestades jurídico-públicas, de aquellos ficheros que contienen los datos de carácter personal correspondientes a la incorporación de los colegiados al ejercicio de las funciones públicas de ordenación y control de la actividad profesional que dichas entidades tienen asignadas legal o estatutariamente, así como el ejercicio de la potestad sancionadora.

FICHEROS PÚBLICOS: Contienen los datos de carácter personal correspondientes a la incorporación de los colegiados y al ejercicio de las funciones públicas de ordenación y control de la actividad profesional que dichas entidades tienen asignadas legal o estatutariamente o que les sean encomendadas por las Administraciones Públicas competentes.

En cuanto a la declaración de los ficheros de titularidad pública, de conformidad con el artículo 20 de la LOPD, así como en el artículo 53.4 del Reglamento de desarrollo de la LOPD aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (RDLOPD), la creación, modificación o supresión de los ficheros de los que sean responsables las corporaciones de derecho público y que se encuentren relacionados con el ejercicio por aquéllas de potestades de derecho público deberá efectuarse a través de acuerdo de sus órganos de gobierno, debiendo ser igualmente objeto de publicación en el «Boletín Oficial del Estado» o diario oficial correspondiente.

De conformidad con el artículo 54 del RDLOPD, la disposición reguladora deberá recoger la Identificación del fichero y su finalidad, el origen de los datos y colectivos sobre los que se pretenda obtener datos o que resulten obligados a suministrarlos, estructura básica del fichero y el sistema de tratamiento, en su caso las comunicaciones de datos y/o transferencias internacionales previstas, el órgano de la administración responsable del fichero, los servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos y el nivel de seguridad exigible según el Titulo VIII del RDLOPD.

En este mismo sentido, el artículo 55.1 del RDLOPD, establece que todo fichero de titularidad pública debe ser notificado a la Agencia Española de Protección de Datos por el órgano competente de la Administración responsable del fichero para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos, en el plazo de treinta días desde la publicación de su norma o acuerdo de creación en el diario oficial correspondiente.

Para notificar los ficheros de titularidad pública debe cumplimentarse el formulario NOTA de titularidad pública, disponible en la página web de la Agencia (www.agpd.es).

La AEPD y la Unión Profesional, en el desarrollo del “Protocolo de Colaboración”, formalizado el 15-6-2000, han mantenido diferentes reuniones de trabajo en las que se ha elaborado el Proyecto de Disposición de carácter general, por la que se crean los ficheros de titularidad pública comunes a todos los Consejos Generales y Colegios Profesionales, así como ficheros específicos para determinados colectivos (*).

Por último, tras la entrada en vigor de la Ley 2/2007, de 15 de marzo, de sociedades profesionales se crea el fichero de titularidad pública de nombre “SOCIEDADES PROFESIONALES”, que será común para todos los Consejos Generales y Colegios Profesionales.

FICHEROS PRIVADOS: Son ficheros creados con la única finalidad de llevar a cabo la gestión interna del Colegio o Consejo o de adoptar mecanismos que faciliten el desempeño de la profesión colegiada cuando la adopción no implique el ejercicio de potestades administrativas ni lleve aparejada la existencia de un acto administrativo.

Dentro de los ficheros privados comunes a todos los colegios profesionales se podrían enumeran a modo de ejemplo:

- relativos a la gestión de recursos humanos del personal que presta sus servicios en el colegio: “NOMINAS”, “PERSONAL”, “LABORAL”.

- relativos a la gestión contable del colegio: “FACTURACIÓN”, “CLIENTES”, “PROVEEDORES”, “CONTABILIDAD”, “SUMINISTROS”.

El artículo 26 de la LOPD y el art. 55.2 del RDLOPD establecen que los ficheros de datos de carácter personal de titularidad privada serán notificados a la Agencia Española de Protección de Datos por la persona o entidad que pretenda crearlos, con carácter previo a su creación.

Por último, en el caso de que el Colegio Profesional elabore una lista de Colegiados, de conformidad con los artículos 3j) y 28 de la LOPD, y 7 c) del RDLOPD el tratamiento que se realice y el fichero que se cree, en su caso, para obtener los listados de los Colegios Profesionales, se encuadrará bajo el régimen de los ficheros y tratamientos de Titularidad Privada de conformidad con lo previsto en el Título IV Capítulo II Ficheros de Titularidad Privada, a excepción de los registros previstos en el artículo 5.2 de la Ley 44/2003, de Ordenación de Profesiones Sanitarias.

(*) este protocolo fue elaborado antes de la aprobación del RDLOPD por lo que el contenido de la declaración de los ficheros no está completa con acuerdo a lo que el artículo 54 de este RDLOPD especifica.

Manuel V. Gil

Manuel V. Gil


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